全校各教学单位：

为了做好2012-2013学年教学档案立卷归档工作，现将有关事项通知如下：

一、文件材料立卷归档范围

（一）2012-2013学年教育教学、学生工作管理文件，已经毕业的研究生、全日制本科生、继续（网络）教育生的学籍档案、学位档案、试卷材料等。

（二）往年遗漏的学籍、学位档案。

（三）中加班等中外合作办学学生的学籍及相关材料。

二、立卷归档要求

（一）各单位要充分认识教学、学生档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，在规定时间内，完成本单位文件材料的立卷归档工作。

（二）进一步提高归档案卷质量，确保文件材料完整齐全。立卷人员要注意归档材料的审核，检查其是否齐全规范，确保准确、完整、无遗漏。要特别重视双学位、交流生、访学生、暑期学校、进修生、旁听生、结业生、学籍变更学生的学籍档案的收集归档工作。

（三）归档纸质文件要求激光打印，字迹清晰；复印件不得归档。

（四）所有学籍档案、学位档案全部实行网上立卷归档。

全日制本科毕业生及继续（网络）教育毕业生学籍、学位档案，通过《山东大学档案管理系统》完成数据录入工作，信息著录到文件级。如学籍档案，要求按姓名逐一著录，由系统形成卷内目录；不得以电子文件形式挂接卷内目录，以便今后检索利用。研究生学籍、学位档案在研究生院学生管理系统中完成信息著录及表格生成。数据录入时，请注意信息的完整性、准确性及著录格式。

案卷《备考表》请在档案馆网页“立卷表格下载”栏内下载。所有表格使用激光打印。网上立卷具体方法参见网页：档案馆/服务指南/业务指导。

（五）做好电子文件、声像档案的收集归档。与归档纸质文件相应的电子文件，必须同时归档；其他具有永久或长期保管价值的电子文件（含文本、图像、视频、数据库、网页等）也应归档。电子文件归档可采用物理归档和逻辑归档两种方式。归档电子文件，应附相关的电子文件版本说明。有关照片档案的归档均按原办法执行。

三、归档时间

从通知之日起，各单位即可与档案馆联系。各单位务必在11月底前，完成文件材料的归档工作。

有关立卷指导及档案移交归档事宜，请与档案馆业务指导部联系。

联系电话：64934 64605

移交地点：中心校区明德楼A543、A545房间

档案馆

2013年9月16日